Jak vytvořím vlastní tiskovou sestavu?

V sekci Výkazy jsou v možnostech tisku předdefinovány základní tiskové sestavy. Pokud chcete v tiskové sestavě zobrazit jiné informace, případně změnit rozvržení stránky, velikost písma, atd., můžete vytvořit vlastní tiskovou sestavu.

Nastaveni vlastních tiskových sestav naleznete v sekci TISK A EXPORT v levém menu.

• Jsou zde dvě záložky. Aktivní je první záložka TISK a na pravé straně najdete volbu Tiskové sestavy.

• Nastavit si můžete Výkaz zaměstnance a Souhrnnou sestavu. Editaci zahájíte tlačítkem + na tiskové sestavě, kterou chcete editovat.

OBSAH

• Tisková sestava Výkaz zaměstnance
• Tisková sestava Souhrnná sestava
• Příklad

Tisková sestava Výkaz zaměstnance

Do pole název zadejte pojmenování tiskové sestavy. Tento název se Vám poté bude zobrazovat v seznamu dostupných tiskových sestav v okamžiku tisku. Pokud chcete, aby tisková sestava do názvu automaticky vyplňovala hodnoty měsíců a roku, doplňte formát makra, jehož vzor naleznete dole v nastavení této tiskové sestavy. Hodnoty makra, které se mohou automaticky vyplňovat jsou měsíc a rok.

Přičemž měsíc je ve dvojím formátu:

Hodnota %MM% – Vám na výkazu zobrazí číslo měsíce. Pokud je měsíc leden, na výkazu se Vám tato hodnota zobrazí jako „01“

Hodnota %MMMM% – Vám na výkazu zobrazí název měsíce slovy.

Rok můžete zobrazit také ve dvojím formátu:

Hodnota %YY% – na výkazu zobrazí název roku ve formátu dvouciferného čísla. Pokud je například rok 2018, tak se hodnota roku zobrazí na výkazu jako „08“

Hodnota %YYYY% – na výkazu zobrazí hodnotu roku jako 2018.

• Příklad: Pokud chcete, aby se Vám tisková sestava každý měsíc pojmenovala např. takto: „Měsíční výkaz zaměstnance 08/2018“ tak do názvu místo hodnot měsíce a roku vložíte makra. Název bude vypadat takto: „Měsíční výkaz zaměstnance %MM%/%YYYY%“.
• Pod názvem máte přehled hodnot, které si můžete nechat zobrazit na výkazu. Kliknutím na tlačítko „+“ se Vám tato hodnota zobrazí v přehledu pod tímto polem níže, kde si můžete název této hodnoty editovat tak, jak chcete, aby byla pojmenována na výkazu a také si můžete zvolit šířku sloupce, ve kterém se hodnota bude zobrazovat. Pořadí hodnot můžete libovolně přesouvat tažením myší.
• Dále již jednoduchým zaklikáváním zvolíte časovou soustavu (v možnostech je desítková a šedestátková), velikost písma a orientaci stránky. Na výběr máte také zda chcete zobrazit kolonku pro podpis zaměstnance a nadřízeného a zda tyto hodnoty chcete zobrazit včetně souhrnných tabulek na samostatné stránce. Pokud máte u hodnot vybráno zobrazování záznamů z docházkové čtečky, tak zakliknutím volby Zobrazit původ záznamů umožníte to, aby u toho záznamu byla informace, zda ten záznam byl vytvořen ručně nebo z nějaké konkrétní docházkové čtečky.
• Tabulky – jsou souhrnné hodnoty, které se zobrazí na konci výkazu.
• Samostatnou kategorií je Obecné nastavení, kde máte možnost zvolit Sestava jen pro excel. Sestava pak bude optimalizována pro práci v programu excel. Nemáte možnost volit orientaci stránky, podpisy ani souhrnné tabulky. Všechny souhrny si můžete vypočítat v programu excel.

• Další položkou v nastavení je Hlavička tiskové sestavy. Zde máte můžete vybrat ze tří možností. Volba Celá zobrazí v hlavičce tiskové sestavy název společnosti, název tiskové sestavy, jméno zaměstnance, jeho osobní číslo a provoz do kterého patří. V patičce tiskové sestavy je poté informace o datumu, času a jménu osoby, která sestavu vytiskla. Volba Pouze název obsahuje stejné hodnoty jako výše, ale na měsíčním výkazu se nebude zobrazovat jméno firmy. Výběrem možnosti Skrytá se měsíční výkaz vytiskne pouze se jménem osobním číslem a názvem provozu. Nebudou zde informace o firmě, názvu výkazu a nebude zde žádná patička s datumem a informací kdy a kdo vytisknul tento výkaz. 

Po uložení se Vám tato tisková sestava zobrazí v přehledu tiskových sestav a kdykoliv ji můžete editovat.

Tisková sestava Souhrnná sestava

Postup pro vyplňování názvu, zobrazení přehledu hodnot, časové soustavy, velikosti písma, a orientace stránky na sestavě je stejný jako v popisu výše.

• Jelikož je již z názvu patrné, že se jedná o souhrnnou sestavu, tak všechny hodnoty jsou již sumární, proto zde není v nabídce možnost zobrazit tabulky.
• Na sestavě také můžete zvolit, zda chcete zaměstnance seskupit dle provozů a zda je chcete řadit dle abecedy nebo osobního čísla.
• Pokud v kategorii Obecné nastavení, zvolíte možnost Sestava jen pro excel není poté možnost ve výkazu zvolit orientaci stránky. Volba Bez záhlaví a zápatí odstraní z výkazu informace o názvu firmy, atp., pro snadnější práci v excelu.

Po uložení se Vám tato tisková sestava zobrazí v přehledu tiskových sestav a kdykoliv ji můžete editovat.

Do Vámi uložených tiskových sestav můžete tisknout dle postupu popsaném v kapitole Jak vytisknu měsíční výkaz zaměstnance. Všechny tiskové sestavy se Vám tam zobrazí.

Příklad

Vlastní tiskovou sestavu využijete například pro možnost vytisknout každému zaměstnanci individuální plán směn na daný měsíc.

Postup je následující :

1) Výše uvedeným postupem si otevřte průvodce pro tiskovou sestavu Výkaz zaměstnance

2) Do názvu zadejte následující text : Plán směn %MMMM% %YYYY% (Díky makru %MMMM% %YYYY% vám Alveno při tisku na výkaz dopíše měsíc a rok, na který plán tisknete)

3) Pod názvem z políčka se všemi dostupnými hodnotami vyberte Den, Výjimky, Měsíční plán a Dlouhodobý plán.

4) Aby byl plán přehledný, můžete si nadefinovat šíři jednotlivých sloupců (Den šířka 25, ostatní pak šířka 50).

5) V pravé části si pak vyberte velikost písma a soustavu, v jaké se vám mají časy zobrazovat - doporučuji velikost písma 10 a časovou soustavu šedesátkovou.

6) Nyní již jen tiskovou sestavu uložíte.

Jakmile budete chtít někomu vytisknout plán směn, kliknete v hlavním menu na VÝKAZY, ve filtru vyberete patřičný měsíc a zaměstnance, pro které chcete výkaz vytisknout, kliknete na TISK a vyberete sestavu s názvem Plán směn %MMMM% %YYYY% a vyberete formát PDF nebo XLS, případně zatrhnete, že chcete plán tisknout barevně.

Vytiskne se vám plán směn podle výše uvedené šablony. Samozřejmě můžete při tvorbě tiskové sestavy měnit pořadí sloupců nebo některé sloupce přidat či naopak nepoužít.