Jak na export do mzdového systému PAMICA?

Základní princip

Export do mzdového programu Pamica funguje následovně.

V Pamice máte založeného zaměstnance včetně úvazku a všech mzdových složek.

Alveno vytvoří měsíční výkaz docházky a z tohoto výkazu naplní jednotlivé mzdové složky, které máte v Pamice nadefinované.

A aby bylo možné toto naplnění mzdových složek, je potřeba záznam o zaměstnanci v Pamice mít správně napojený na záznam o zaměstnanci v Alvenu a stejně tak je potřeba mít na sebe napojené údaje z výkazu v Alvenu na jednotlivé mzdové složky v Pamice.

Napojení zaměstnance

Napojení zaměstnance z Alvena do Pamicy se provádí přes osobní číslo v Alvenu a číslo poměruv Pamice. 

V Alvenu si přes Provozy najděte zaměstnance, rozklikněte jej a na kartě Detail zaměstnance v sekci Základní údaje je položka Osobní číslo. Sem napište tu hodnotu, kterou máte u zaměstnance v Pamice v sekci Personalistika – Pracovní poměry – Číslo pracovního poměru (POZOR – v Pamice v sekci Personalistika je u zaměstnance uvedeno i Osobní číslo, ale toto číslo není pro Alveno to správné).

ALVENO

PAMICA

Napojení mzdových složek

Dalším krokem je nastavení mzdových složek v Pamice a napárování informací z Alvena.

V Pamice klikněte na Mzdy – Definice složek mezd. U všech složek mzdy, které budete chtít načíst z Alvena musíte doplnit kód, který bude shodný s Alvenem. Vzhledem k tomu, že v Pamice i v Alvenu je tento kód libovolně definovatelný, můžete zvolit cokoli. V rámci přehlednosti doporučujeme použít kódy podle Pamicy a tak například Osobní ohodnocení, které je standardně označené jako M06 bych i pro přenos z docházky označil kódem M06.

Stejně tak je potřeba si projít Mzdy – Definice složek nepřítomností a opět vyplnit patřičné kódy.

Jakmile máte všechny mzdové složky a složky nepřítomnosti nastavené v Pamice, přejděte do Alvena a přes Tisk a Export – záložka Export – Nastavení exportu a v následující kartě si nahoře vyberte Stormware, vyberte mzdové složky a složky nepřítomnosti, které chcete do Pamicy přenášet a ke každé zadejte kód, který jste zadali do Pamicy.

Nyní máte napárované osoby i všechna data správně do Pamicy.

Možnosti vedení docházky a vliv na nastavení Pamicy

V nastavení Pamicy máte dva zásadní způsoby, jakým u zaměstnance nastavit Rozvrh pracovní doby. Přes Personalistika – Pracovní poměry vyberte zaměstnance a u něj vybíráte mezi Rovnoměrným a Turnusovým režimem.

Toto nastavení má zásadní vliv na to, jak se bude Pamica dívat na data, která přijdou z Alvena.

Rovnoměrný rozvrh pracovní doby

Pokud zadáte rozvrh pracovní doby jako rovnoměrný, pak si Pamica při vytvoření mzdy pro zaměstnance vytvoří v záložce Úvazek rozpis, který je závazný a musí být přesně dodržen. Pokud tedy v tomto rozpisu máte na 1. pracovní den fond 8:00 hod., musí tento den z Alvena přijít odpracovaná doba přesně 8:00. Pokud tomu tak nebude, Pamica odmítne data načíst. 

Pokud v Alvenu ten den odpracuje zaměstnanec více, než těch 8 hodin, musí být to, co přesahuje oněch 8 hodin být označeno jako přesčas a pak výkaz Pamica přijme (dostane informaci 8:00 

+ přesčas).

Pokud v Alvenu ten den zaměstnanec odpracuje méně, než oněch 8 hodin, musíte mu chybějící čas doplnit Náhradním volnem (toto náhradní volno čerpá čas z přesčasů).

Shrnutí: Rovnoměrný rozvrh pracovní doby v Pamice vyžaduje, abyste měli v Alvenu u každého dne v políčku Saldo nulu a všechen čas odpracovaný nad rámec měsíčního fondu aby byl v Přesčasech. 

Při exportu do Pamicy se pak v Alvenu používá kolonka Přesčas proplacen pro zaplacení přesčasových hodin (v Alvenu v nastavení exportu označíte Přesčas proplacen a zadáte hodnotu M02, pokud nemáte změněno v Pamice).

Protože tento způsob exportu vyžaduje větší počet uživatelských zásahů do výkazů zaměstnanců, je možné použít druhý způsob evidence pracovní doby a v Pamice zvolit turnusový režim.

Turnusový režim

Pokud zadáte rozvrh pracovní doby jako turnusový, pak bude Pamica vyžadovat, abyste vytvořili a vybrali, v jakém turnusu bude zaměstnanec fungovat, aby si opět mohla vytvořit v sekci Mzdy – záložka Úvazek rozpis. Tento rozpis je ovšem pouze orientační a tak turnus může být vytvořen nulový. 

Turnus vytvoříte na kartě Pracovní poměr daného zaměstnance kliknutím na tlačítko „…“ 

I když je pak Úvazek vyplněn samými nulami, nevadí to. Úvazek je totiž při exportu naplněn reálnými daty z docházky.

Díky tomu, že Pamica v tomto případě nevyžaduje striktní rozpis pracovní doby, můžete exportovat docházku bez „dorovnání salda na samé nuly“, takže není potřeba provádět žádné ruční úpravy v Alvenu a při exportu jsou nuly v Úvazku nahrazeny reálnými daty z docházky. 

V Alvenu tak nebudete uznávat přesčasy ani nic dorovnávat náhradním volnem a můžete se orientovat podle salda (v sekci Přesčasy budete mít samé nuly a v Saldu budete mít rozdíl mezi plánovaným měsíčním fondem a tím, co zaměstnanec skutečně odpracoval ). Pokud budete chtít zaměstnanci proplatit přesčasové hodiny, v Alvenu je zapíšete do kolonky Saldo proplaceno a v nastavení exportu v Alvenu použijete kolonku Saldo proplaceno (v Alvenu v nastavení exportu označíte Saldo proplaceno a zadáte hodnotu M02, pokud nemáte změněno v Pamice).

Jeden zádrhel v tomto postupu ale je a bude od vás vyžadovat jednu úpravu na konci měsíce v Pamice. 

V turnusovém režimu dopředu Pamica neví, jaký bude fond zaměstnance na daný měsíc a tak vezme všechny hodiny, které z Alvena načte, sečte je a označí jako fond, což se pak projeví při špatném výpočtu náhrad za přesčasy. A toto je třeba opravit. Musíte vstoupit na kartu Úvazek a ručně upravit jeden nebo více dnů tak, aby součet všech hodin byl roven fondu.

Příklad pro názornější představu: 

Dejme tomu, že máme 23 pracovních dní a zaměstnance, který pracuje 8 hodin denně. Jeho měsíční fond tedy činí 184 hodin. Tento zaměstnanec odpracuje v pracovních dnech 1. – 29. přesně 8 hodin denně, 30. a 31. odpracuje 11 hodin, což činí 190 hodin za celý měsíc a tak má v Alvenu v kolonce saldo na konci měsíce 6 hodin. Těchto 6 hodin zapíšeme do kolonky Saldo proplaceno a dáme export.

Alveno pošle do Pamicy jednotlivé odpracované dny a informaci, že 6 hodin má být placených jako přesčas. 

Pamica si hodiny z jednotlivých dní zapíše na kartu Úvazek a protože zaměstnanec odpracoval 190 hodin, všech těchto 190 hodin bude sečteno u mzdy daného zaměstnance a do mzdové složky Přesčas k proplacení zapíše 6 hodin. 

Jak už bylo řečeno, nyní je nutný ruční zásah, protože je uveden fond pracovní ve výši 190 hodin, ale správně je 184 hodin a tato chyba na vliv na výpočet částky za přesčasy. 

Je potřeba sáhnout do některého dne a ubrat hodiny tak, aby celkový součet činil 184 hodin, což je ten správný měsíční fond daného zaměstnance.

Po této úpravě klikněte na Záznam – Přepočítat mzdy (nemusíte přepočet dělat po každém zaměstnanci, můžete všem upravit Úvazek a pak provést přepočet pro všechny) a již máte správně vypočtenu částku za přesčasové hodiny a vše je v pořádku.

Závěrečné shrnutí:

V Pamice můžete mít nastavený rozvrh pracovní doby jako rovnoměrný nebo turnusový.

Pokud nastavíte rovnoměrný rozvrh v Pamice, pak pro funkční export musíte v Alvenu u každého zaměstnance u každého dne mít všechen čas odpracovaný nad rámec denního fondu označen jako přesčas a případně chybějící čas nahrazen náhradním volnem.

Pokud nastavíte turnusový rozvrh v Pamice, nemusíte v Alvenu jednotlivé dny upravovat, všechen čas odpracovaný nad rámec denního fondu vám jde do salda a stačí vám pak úprava až v Pamice po naimportování celé docházky.