Obecný import

OBSAH

• Základní princip
• Import dat k zaměstnancům
• Import dat do šanonů

Základní princip

Do HR systému máte možnost importovat data na karty zaměstnanců nebo záznamy do jednotlivých šanonů a to buď jako nové záznamy nebo máte možnost hromadně pomocí importu stávající data editovat.

Vzhledem k tomu, že HR systém je z vaší strany modifikovatelný, i import je postavený tak, abyste si mohli importovat data podle vašich požadavků. Proto v prvním kroku musíte celý HR systém nastavit, díky tomu vám vzniknou vzorové šablony pro import, ty následně naplníte daty a můžete vše importovat.

Import dat k zaměstnancům

Je rozdílný přístup pro HR systémy běžící samostatně a pro HR systémy napojené na docházku Alveno.

Samostatný HR systém

V případě, že máte HR systém samostatně, můžete si do seznamu zaměstnanců naimportovat jak systémové údaje o zaměstnanci, tak i data do "rozšířených údajů". Více informací o práci s kartou zaměstnance naleznete zde

Nejdříve si připravte kartu zaměstnance, aby vypadala a obsahovala všechny údaje podle vašich představ. 

Následně proveďte export a vyberte formát XLSX. Stáhne se vám soubor, který ve sloupcích obsahuje všechny údaje z karty zaměstnance. 

Poznámka: Pokud chcete importovat nové záznamy, stačí si do vzorového exportního souboru označit pouze jednu položku. V případě, že budete chtít stávající data pomocí importu editovat, označte všechny, které chcete změnit.

V případě, že s HR systémem úplně začínáte, musíte si nejprve vytvořit jednoho zaměstnance jako testovacího a s jeho pomocí vytvořit export.

Soubor naplňte požadovanými daty a můžete jej do HR systému opět naimportovat. 

Důležité upozornění! Vzorový soubor obsahuje sloupec ID. V případě, že tento sloupec v importním souboru ponecháte, import dokáže najít již existující karty zaměstnanců a editovat je daty, které zadáte do importního souboru.

Jestliže sloupec ID vymažete, všechny řádky v importním souboru bude import brát jako nové zaměstnance a pro každého založí a vyplní novou kartu.

Stejnou funkci identifikátoru má i sloupec Osobní číslo.

Poznámka: Pokud karta zaměstnance obsahuje i vložené soubory, při exportu vznikne v souboru XLSX sloupec, kde budou vypsány názvy souborů nahraných u jednotlivých zaměstnanců. Při opětovném importu ale tento sloupec NESMÍ v souboru být, aby mohl být import úspěšný.

HR systém vázaný na Alveno

V případě, že máte HR systém vázaný na Alveno, nemůžete importovat nové zaměstnance (zaměstnanci musí být založeni přímo v Alveno) a importem můžete pouze editovat data v rozšířených údajích na kartě zaměstnance.

Opět si připravte kartu zaměstnance tak, aby vám vyhovovala. Následně označte všechny zaměstnance a proveďte export dat ve formátu XLSX a vznikne vám soubor, který bude obsahovat základní údaje o všech vašich zaměstnancích.

Následně do souboru doplňte požadovaná data a opět naimportujte do HR systému. Ke všem zaměstnancům se vám tímto krokem vyplní data na kartě zaměstnance, v sekci rozšířené údaje.

Důležité upozornění! Při exportu se vám v souboru vytvoří sloupec ID, který v žádném případě neodstraňujte ani neměňte. Slouží jako identifikátor a pokud jej změníte nebo smažete, následný import nebude úspěšný.

Poznámka: Pokud šanon obsahuje i vložené soubory, při exportu vznikne v souboru XLSX sloupec, kde budou vypsány názvy souborů nahraných u jednotlivých záznamů v šanonu. Při opětovném importu ale tento sloupec NESMÍ v souboru být, aby mohl být import úspěšný.

Import dat do šanonů

Postup je zde velice podobný jako při importu dat na karty zaměstnanců. 

Nejdříve si vytvoříte šanon přesně tak, jak potřebujete, aby vypadal a se všemi požadovanými datovými poli. Více informací o tvorbě šanonů naleznete zde

Následně provedete export dat z daného šanonu ve formátu XLSX a tím vám vznikne vzorový soubor pro import, který následně naplníte daty a naimportujete zpět do HR systému. 

Poznámka: Pokud chcete importovat nové záznamy, stačí si do vzorového exportního souboru označit pouze jednu položku. V případě, že budete chtít stávající data pomocí importu editovat, označte všechny, které chcete změnit. 

Důležité upozornění! Vzorový soubor obsahuje sloupec ID. V případě, že tento sloupec v importním souboru ponecháte, import dokáže najít již existující záznamy a editovat je daty, které zadáte do importního souboru.

Jestliže sloupec ID vymažete, všechny řádky v importním souboru bude import brát jako nové záznamy a založí je nově do šanonu.

V případě, že do importního souboru nevložíte data korektně, import skončí chybou a následně se v poznámce můžete podívat na příčinu problému.