Nastavení práv v HR Systému

Úvod

HR systém je vytvořen tak, abyste si mohli vytvořit systém šanonů přesně podle svých požadavků a potřeb. Nastavení práv je pak stejně flexibilní.

Práva můžete definovat buď pro všechny šanony, záznamy a zaměstnance, druhou možností je nastavení dle provozů a třetí možností je individuální nastavení dle jednotlivých šanonů.

Protože můžete používat HR systém samostatně nebo s napojením na docházkový systém Alveno, některé postupy se mírně liší (vždy budou vysvětleny obě varianty).

OBSAH

• Administrátor
• Běžný uživatel
• Nastavení práv pro správu všech zaměstnanců a šanonů
• Nastavení práv pro správu části zaměstnanců 
• Individuální nastavení práv na šanony
• Příklady

Administrátor

Vždy musí existoval alespoň jeden administrátor s právy na tvorbu dalších uživatelů. 

Pokud používáte HR systém samostatně, prvním administrátorem je automaticky uživatel, který je zadán při vytvoření vaší instance.

Pokud používáte HR systém s napojením na docházku Alveno, administrátorem v HR systému je ten uživatel, který je administrátor v docházce Alveno a u kterého jste v nastavení práv v docházce Alveno povolili možnost používat HR systém.

Běžný uživatel

Pokud máte HR systém napojený na docházku Alveno, přístup běžnému zaměstnanci dáte stejně jako výše uvedenému administrátorovi (Tip: Administrátor z docházky se stává automaticky administrátorem v HR systému, běžný uživatel z docházky se stává běžným uživatelem v HR systému, ale následným nastavením práv můžete následně role libovolně kombinovat).

V případě, že používáte HR systém samostatně, klikněte levém menu na Uživatelé, vpravo nahoře pak tlačítko Přidat nového uživatele a otevře se vám karta pro zadání všech údajů. 

Povinnými údaji je příjmení a emailová adresa, ostatní jsou nepovinné, nicméně doporučené vyplnit. 

Důležitá je kolonka Zaměstnanec. Pokud má nový uživatel HR systému, kterého právě zakládáte, v HR systému i kartu zaměstnance, na tomto místě oba profily propojíte.

Poznámka: Kvůli celkové flexibilitě jsou profily pro zaměstnance a uživatele oddělené s možností následného propojení. Díky tomuto oddělení vám HR systém umožní si založit jen kartu zaměstnance bez toho, aby zaměstnanec do HR systému měl přístup. A opačně vám toto oddělení umožní zadat do HR systému jen uživatele (například externího pracovníka), který vám nebude mezi zaměstnanci nijak figurovat.

Po uložení na vámi výše zadaný mail přijde danému uživateli zpráva s odkazem, přes který si vytvoří heslo do HR systému a může se přihlásit.

Vytvořeného uživatele nemůžete smazat, ale volbou Je aktivní jej můžete zneaktivnit.

Pokud chcete, aby daný uživatel figuroval v naší databázi jako kontaktní osoba, označte jej volbou Kontaktní osoba.

Upozornění: Vytvořený uživatel získává automaticky právo vidět na svoji kartu zaměstnance (pokud jej se zaměstnancem propojíte) a také do svého Osobního spisu. Více se o Osobním spisu dozvíte zde.

Nastavení práv pro správu všech zaměstnanců a šanonů

Uživateli můžete nastavit právo přístupu na všechny zaměstnance a šanony bez ohledu na zařazení zaměstnanců v provozu.

V levém menu klikněte na Uživatelé, klikněte na patřičného uživatele a otevře se vám jeho karta. Nahoře pak vyberte záložku Oprávnění a zde můžete vše nastavit.

Tlačítkem Upravit můžete všechna práva editovat.

Sekce Obecné

Hlavní přístup - právo přihlášení do HR systému. Jak již bylo napsáno výše, uživatel automaticky získává právo náhledu na svoji kartu zaměstnance a do svého osobního spisu.

Editace práv - právo měnit nastavení práv ostatním uživatelům (uživatel s tímto právem je administrátor).

Uživatelé - právo vidět / měnit a vytvářet uživatele a jejich údaje. 

Provozy - právo vidět / měnit a vytvářet provozy v číselníku Provozy (Pozn. Vytvářet provozy můžete pouze v případě, že máte HR systém samostatný. V případě napojení na Alveno se provozy z něj přenáší automaticky).

Vytvořit šanon - právo pro vytváření nových šanonů.

Šanony - pravá vidět / měnit záznamy ve všech šanonech. Uživatel s právem Editace na Šanony může upravovat Strukturu šanonů (měnit položky, které se budou u jednotlivých záznamů v šanonu vyplňovat).

Sekce zaměstnanci

Číst vlastní rozšířené údaje - rozšíření práva číst vlastní kartu zaměstnance i o vámi definované položky, které můžete tvořit v sekci Rozšiřující údaje zaměstnance. 

Základní údaje - právo vidět / měnit záznamy v sekci Informace o zaměstnanci na kartě zaměstnance.

Rozšířené údaje - právo vidět / měnit záznamy v sekci rozšířené údaje na kartě zaměstnance. Uživatel s právem Editace na Rozšířené údaje může na kartu přidávat, měnit a nebo mazat položky, které jsou určené k vyplňování.

Osobní spis - právo vidět / měnit záznamy v osobních spisech zaměstnanců.

Jak již bylo napsáno výše, práva udělována v této sekci se týkají práva vidět/měnit data všech zaměstnanců nebo šanonů. Pokud dáte uživateli právo Náhled na Zaměstnanci - Základní údaje, pak uvidí karty všech zaměstnanců, ale nemůže je měnit.

(Tip : Zadejte uživateli všechna práva na Editace s výjimkou práva Editace práv. Vznikne vám uživatel, který uvidí a může měnit veškerá data, nemůže ale vytvořit dalšího uživatele nebo stávajícímu práva měnit. Vznikne tedy jakýsi "Supersprávce dat").

Nastavení práv pro správu části zaměstnanců 

V případě, že chcete danému uživateli umožnit přístup pouze k některým kartám zaměstnanců, sekci Zaměstnanci uživateli zakážete a práva mu nastavíte až v sekci Zaměstnanci z provozu. 

Stejně jako je popsáno výše, dáváte uživateli práva vidět na kartách zaměstnanců sekci Základní údaje, Rozšířené údaje a Osobní spis (opět buď jen náhled a nebo i možnost editace).

Dále pak musíte jít níže do sekce Oprávnění v provozech a nadefinovat, na které provozy danému uživateli chcete práva dát (Příklad: V našem výše uvedeném případě může uživatel editovat kompletní kartu zaměstnanců včetně osobního spisu, ale jen těch zaměstnanců, kteří jsou zařazení do provozu Výroba).

Pokud žádný provoz nevyberete, uživatel uvidí stále jen sám sebe.

Individuální nastavení práv na šanony

Může nastat situace, kdy danému uživateli nechcete zpřístupnit karty zaměstnanců, ale jen šanony a to ještě v omezeném režimu. 

Tato práva již nenastavujete dle výše uvedeného postupu, ale přímo na daných šanonech. Klikněte vlevo v menu na Šanony, vyberte patřičný šanon a nahoře pak klikněte na záložku Oprávnění. Povolení na všechny záznamy - tímto oprávněním umožníte uživateli vidět / měnit všechny záznamy v daném šanonu. (Příklad: Uživatel s oprávněním Editace v této sekci vidí všechny záznamy bez ohledu na to, jestli jsou nebo nejsou navázány na zaměstnance z některého provozu).

Povolení na záznamy z provozů uživatele - tímto oprávněním umožníte uživateli vidět / měnit jen ty záznamy v daném šanonu, které jsou napojeny na zaměstnance z provozů, na které má uživatel právo zadané v sekci Oprávnění v provozech přímo v definici práv uživatele (Příklad: Výše jsem si ukazovali nastavení práva pro uživatele, který má vidět karty zaměstnanců z provozu Výroba. Pokud stejnému uživateli zde zatrhneme právo Editace, uvidí všechny záznamy zaměstnanců zařazených do provozu Výroba).

Práce s tímto šanonem - tímto oprávněním umožníte uživateli upravovat Strukturu šanonu.

Práce s oprávněním u tohoto šanonu - umožníte uživateli upravovat práva uživatelů na daný šanon.

Příklady

Práva běžného uživatele, který uvidí pouze svoji kartu zaměstnance včetně rozšířených údajů a osobního spisu.

Práva vedoucího provozu Výroba, který má mít právo pouze vidět na karty svých podřízených.

Práva administrátora, který může editovat veškeré záznamy v šanonech i na kartách všech zaměstnanců.