Osobní spis

Do osobního spisu se nejčastěji vkládají dokumenty, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. 

OBSAH

• Práce s osobním spisem
• Náhled do osobního spisu pro zaměstance

Práce s osobním spisem

Osobní spis každého zaměstnance najdete po kliknutí na jeho kartu. V menu na levé straně klikněte na Zaměstnanci a poté vedle záložky Detail najdete Osobní spis.

V HR systému do osobního spisu můžete vložit jakýkoliv záznam z jakéhokoliv šanonu. Ve struktuře šanonu je jen potřeba zvolit, zda záznamy z něj mohou být vkládány do osobního spisu.
V menu na levé straně klikněte na Šanony a poté v seznamu šanonů zvolte ten, z něhož chcete záznamy do osobního spisu vkládat. Klikněte na záložku Struktura a následně na tlačítko Upravit.

Zde je potřeba najít formulářovou položku, která obsahuje zaměstnance a následně klikněte na symbol tužky pro editaci. 

Poznámka: Pokud vytváříte nový šanon, tak se jedná o formulářovou položku s označením „Zaměstnanci“ na pravé straně návrháře (viz. obrázek).

Následně se zobrazí okno s názvem Upravit pole. Zde ve spodní části aktivujte možnost Přidat do osobního spisu a svou volbu potvrďte tlačítkem Uložit.

Když vytváříte nový záznam do šanonu, tak při výběru zaměstnance můžete zatrhnout, zda tento dokument chcete mít zařazený do jeho osobního spisu.

Jakmile je záznam zařazen do osobního spisu zaměstnance, tak v přehledu záznamů je u něj symbol potvrzující tuto informaci.

Veškeré záznamy, které jsou v osobním spisu, najdete na kartě zaměstnance, kliknutím na záložku Osobní spis vedle detailu zaměstnance. Zde máte seřazeny všechny záznamy přehledně po jednotlivých šanonech.

Tip: Máte již vytvořené záznamy a chcete je hromadně zařadit do osobních spisů zaměstnanců? Využijte náš nástroj pro hromadnou editaci záznamů.

Klikněte na šanon, ve kterém máte záznamy. V přehledu záznamů označte ty, které chcete zařadit do osobních spisů zaměstnanců a vpravo nahoře se vám aktivuje tlačítko Hromadně upravit.

Zobrazí se vám formulář, kde nahoře máte přehled záznamů, které upravujete a stačí jen aktivovat volbu Přidat do osobního spisu a potvrdit tlačítkem Upravit záznamy. Poté budou záznamy zařazeny do osobních spisů zaměstnanců. 

Náhled do osobního spisu pro zaměstnance

Zaměstnanec může požádat svého zaměstnavatele o náhled do svého osobního spisu. Dost často zaměstnavatelé nechtějí běžné zaměstnance pouštět do systému. Z toho důvodu nemusíte zaměstnanci dělat přístup do HR systému a řešit mu speciální práva, ale poslat jednorázový odkaz pro náhled. Tento odkaz platí 24 hodin a pak se zase zneaktivní. 

Na kartě zaměstnance klikněte na ikonu Sdílet osobní spis.

V dalším kroku se vám zobrazí okno, které vám umožní nastavit další možnosti, než osobní spis zaměstnanci nasdílíte. Standardní součástí osobního spisu je i karta zaměstnance. Ale v HR systému může být karta zaměstnance rozšířena o další údaje a vy prvkem Zahrnout i rozšířené údaje zaměstnance rozhodujete, jestli v rámci osobního spisu mu mají být zpřístupněny i tyto doplňkové položky. 

Odkaz na sdílení osobního spisu můžete ihned zaměstnanci odeslat na milovou adresu, kterou u něj máte v HR systému uvedenou a to tlačítkem Odeslat na ... . Pokud u zaměstnance mail nemáte nebo chcete poslat odkaz na jinou mailovou adresu, můžete si zkopírovat celý odkaz zcela dole. Z bezpečnostních důvodů je zde i PIN, k jehož zadání program zaměstnance vyzve po kliknutí na odkaz, proto je doporučováno PIN zaměstnanci zaslat jiným komunikačním kanálem, než odkaz. 

Jakmile zaměstnanec obdrží odkaz a klikne na něj, tak se mu zobrazí přihlašovací obrazovka, která jej vyzve k zadání PINu. 

Po přihlášení se zaměstnanci zobrazí náhled pouze na detail jeho karty a jeho záznamy v osobním spise, které si může procházet.